Door: Middelburg.
Op weg naar een baan
Veel mensen houden zich onvoldoende bezig met hun privacy als zij onbelemmerd de meest private foto’s en boodschappen op sociale media als Facebook zetten. De informatie is vrij toegankelijk en het is dan ook niet verbazingwekkend dat ook werkgevers eens een kijkje nemen als zij zich een beeld willen vormen van hun potentiële medewerkers (internet search). Het beeld dat de werkgevers van hun sollicitanten krijgen is dan niet altijd onverdeeld positief en leidt er soms toe dat een kandidaat niet wordt aangenomen.
In Nederland worden persoonsgegevens beschermd door de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) ziet toe op de verwerking van persoonsgegevens waarop de WBP betrekking heeft.
De vraag is of werkgevers zo’n internet search mogen uitvoeren.
In Nederland valt de online werving en selectie van sollicitanten onder de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP). Deze wet stelt twee voorwaarden aan een internet search:
1. het onderzoek is noodzakelijk voor het gerechtvaardigde belang van de werkgever zodat dit belang voorrang heeft op de privacy van de kandidaat. Er moet dus een belangenafweging plaatsvinden waarbij het voor een eventuele privacyschending van een potentiële werknemer uitmaakt om wat voor functie het gaat en waar de werkgever heeft gezocht. Zo is het onderzoek van de werkgever bij een zware of zeer zichtbare functie meer te verdedigen dan bij een simpele baan en levert het zoeken op LinkedIn minder problemen op dan het zoeken op Facebook.
2. de kandidaat geeft toestemming voor het onderzoek. Deze toestemming mag niet passief of stilzwijgend plaatsvinden. Toestemming vereist een actie waarmee de betrokkene duidelijk maakt dat hij instemt met de gegevensverwerking. De toestemming mag niet onder druk plaatsvinden. Verder moet de toestemming betrekking hebben op een heldere en precieze omvang van de gegevensverwerking. Daarnaast moet de betrokkene op de hoogte zijn van de gevolgen die toestemming voor de gegevensverwerking met zich meebrengt.
Op basis van het Santander-arrest van de Hoge Raad moet ook bij toestemming een belangenafweging plaatsvinden.
Advies:
Voor de werkgever is dan ook het advies om altijd toestemming te vragen aan de kandidaat
en in zijn vacaturetekst op te nemen dat er een internet search kan plaatsvinden en hoe deze er uit zal zien. Op basis van de WBP dient de gegevensverwerking ook te worden gemeld bij het College bescherming persoonsgegevens (CBP) op het niet- vervullen van de meldingsplicht staat een boete van 4500 euro.
Advies:
Voor de potentiële werknemer is het advies om selectief te zijn in het op de sociale media zetten van foto’s, filmpjes of teksten, ook in het afgeschermde deel van de social media. Dat laatste is verstandig omdat “vrienden” alles kunnen downloaden en later op het niet afgeschermde deel van de social media kunnen zetten. Het is in de praktijk heel moeilijk om iets wat eenmaal op internet staat definitief te verwijderen.
Social media tijdens het werk
Veel bedrijven willen het gebruik van social media op het werk beperken. Hiervoor kunnen allerlei redenen zijn: het gebruik van sommige apps vormt een bedreiging voor netwerken van bedrijven en daarom probeert een groot aantal bedrijven kwalijke apps buiten de deur te houden door werknemers te verbieden hun eigen mobieltje of tablet voor het werk te gebruiken. Steeds meer bedrijven verbieden hun werknemers om bepaalde apps te installeren op toestellen die zij van het bedrijf krijgen. Het gebruik van social media tijdens het werk kan ook de productiviteit van de werknemer ondermijnen.
Vooral bij jongeren is het gebruik van social media zo ingeburgerd dat dit ook op de werkplek niet meer weg te denken is. De vraag is nu hoe een werkgever dit gebruik op een verstandige manier kan regelen binnen zijn bedrijf.
De werkgever kan veel problemen voorkomen door in zijn bedrijf een social media code op te stellen. Hij kan dit het beste samen met zijn werknemers doen. De ondernemingsraad zou hier een rol in kunnen spelen.
Wat zou er in die mediacode geregeld kunnen worden?
De werkgever zou kunnen afspreken dat de werknemer op zijn werk in beperkte mate gebruik mag maken van de social media. De grens ligt dan daar waar bijvoorbeeld het gebruik de prestaties op het werk in negatieve zin beïnvloeden, waar de goede werksfeer wordt aangetast door negatieve uitlatingen over het bedrijf of collega’s, waar bedrijfsgeheimen worden geschonden, waar sprake is van seksuele intimidatie, waar netwerken van bedrijven worden bedreigd.
De controle
Als de werkgever een mediacode heeft opgesteld en hij heeft de indruk dat die door een van zijn werknemers wordt geschonden, mag hij dan het social media gebruik van deze werknemer gaan controleren?
Dat mag maar er zijn wel een aantal voorwaarden waaraan hij moet voldoen.
Op de eerste plaats eist de Wet Bescherming Persoonsgegevens dat de doeleinden van zo’n controle moeten zijn vastgelegd. Die kunnen in de mediacode worden opgenomen. Het monitoren van het mediagebruik moet ook door de ondernemingsraad zijn goedgekeurd.
De controle mag niet verder gaan dan nodig is om het doel te bereiken en de werkgever moet
eerst proberen of hij zijn doel op een andere manier kan bereiken.
Social media buiten werktijd
Mag een werknemer buiten werktijd zijn werkgever beledigen op de social media?
Een werknemer kan dat beter niet doen: het kan een reden zijn voor ontslag.
Een werkgever moet in zo’n geval eerst een formele waarschuwing geven. Als dat niet helpt kan hij zijn werknemer ontslaan.
Social media en relatiebeding
In sommige arbeidsovereenkomsten is er een relatiebeding opgenomen. De werknemer mag dan nadat hij zijn dienstverband bij een bepaalde werkgever heeft beëindigd, gedurende een bepaalde tijd ( meestal een of twee jaar) geen contacten leggen met klanten of zakenrelaties van de (ex)werkgever.
Uit uitspraken van rechters blijkt dat contact via online sociale netwerken ook als een schending van een relatiebeding gezien kan worden. De rechtbank maakt vaak wel een onderscheid tussen het gebruik van Twitter aan de ene kant en sociale netwerken als Facebook en LinkedIn aan de andere kant. Bij het gebruik van Twitter is er volgens de rechter sprake van een eenzijdige actie vanuit de volger die niet door de eigenaar van het account hoeft te worden geïnitieerd. Bij Facebook en LinkedIn daarentegen geeft de eigenaar van het account bewust toestemming bij een connectieverzoek.
Advies:
Werkgevers moeten bij een relatiebeding in de arbeidsovereenkomst duidelijk onder woorden brengen wat het relatiebeding inhoudt ten aanzien van contact via online sociale netwerken.